Définition, finalité et bénéfices de la communauté de pratique

Définition proposée :

Mise en contact de personnes partageant les mêmes préoccupations dans des environnements différents, au moyen d’activités structurées pour favoriser le partage (de préoccupations et de réussites), l’ouverture et la recherche de solutions afin de permettre aux individus et à leurs organisations de se développer et d’être plus efficace.

Finalité et utilisation :

• Une communauté de pratique peut être très intéressante à mettre en place pour :
  • Prolonger une démarche de formation et de développement de compétences pour accompagner le transfert et garantir l’utilisation de la formation sur le poste de travail.
  • Fidéliser des clients : garder des contacts réguliers avec ceux-ci, connaître leurs besoins et faire la différence par rapport à vos concurrents.
  • Implanter une démarche collective entre plusieurs entreprises.
  • Diminuer les coûts de développement.
  • Développer une connaissance et des compétences collectives au sein d’une entreprise. Participer à l’implantation du knowledge management.
  • Développer un sentiment d’appartenance pour une catégorie de personnel.

Bénéfices des communautés de pratique :

• Une communauté de pratique apporte des bénéfices aux membres mais aussi à leurs structures.
  • Les bénéfices pour les membres :
    • Ne pas se sentir seul
    • Accéder à l’expertise et prendre du recul par rapport à sa propre pratique.
    • Développer ses compétences techniques, relationnelles et personnelles
    • Être valorisé
    • Augmenter sa motivation pour son travail
    • Développer une identité et un sentiment d’appartenance à une communauté professionnelle
  • Les bénéfices pour les entreprises :
    • Accéder aux meilleures pratiques
    • Bénéficier de solutions éprouvées
    • Gagner du temps, éviter des échecs
    • Se situer par rapport aux autres entreprises
    • Développer des projets à coût réduit

Communautés de pratique mises en place par ITC Consultants

• Depuis 1996, ITC Consultants a participé à la création, l’animation et le développement de 9 communautés de pratique :
  • Réunissant des personnes de la même entreprise (intra entreprise) ou d’entreprises différentes (inter entreprise).
  • Développées en France ou au Québec.
  • Regroupant des personnes sur un même territoire ou dans des pays ou continents différents.
  • Avec des objectifs et dans des contextes très différents.
    • Permettre à des travailleurs indépendants de sortir de leur solitude et de partager sur leur quotidien
    • Permettre à des professionnels (managers, ressources humaines et formation) venant d’entreprises différentes d’échanger, comparer leurs pratiques de développement des compétences et construire ensemble des solutions pratiques face aux problèmes quotidiens.
      Pour en savoir plus : Le réseau d’échanges formation - Le Collectif Formation Pharmaceutique - Les groupes de codéveloppement - La communauté de pratique sur le développement des compétences et des organisations
    • Permettre à des professionnels du développement social et économique en France et au Maroc de consolider une démarche de coopération
    • Permettre à des professionnels de l’information et de l’orientation de favoriser le transfert de compétences, méthodes et actions entre les 8 universités de la région Rhône-Alpes
    • Pour un constructeur de matériel électrique, mettre en place une communauté de pratique pour les vendeurs chargés des relations avec les bureaux d’études (ces vendeurs sont situés dans la zone Europe - 25 pays). Former et accompagner les animateurs de cette communauté de pratique.

Présentation des CoP animées par ITC Consultants

Les conditions de réussite d’une communauté de pratique

Comment faire pour que cela fonctionne ?

• Après 10 ans de pratique, ITC Consultants ressort 3 points clés :
  • Regrouper des personnes ayant des préoccupations communes et des intérêts convergents. Par exemple, il sera difficile de se dire tout si la communauté de pratique regroupe des clients et des fournisseurs.
  • Structurer et animer. Faire appel à un intervenant externe qui pourra apporter la disponibilité, la structure et le recul nécessaire pour animer et développer la communauté de pratique. L’animateur d’une communauté :
    • Propose des règles de fonctionnement pour stimuler l’ouverture, l’écoute, la générosité entre les membres et instaurer un climat de confiance
    • Propose des activités et des moyens d’échange efficaces pour atteindre les objectifs et réalistes pour tenir compte des contraintes
    • Prépare les rencontres (logistique, animation)
    • Fait la synthèse et l’archivage des informations échangées
    • Fait émerger les besoins communs et anime les groupes de travail
    • Accueille les nouveaux membres pour leur permettre de s’intégrer au mieux dans la vie de la communauté.
  • Apporter une réelle valeur ajoutée aux membres dans le quotidien de leur activité professionnelle : Parler de la « vraie vie » (pas de bluff). Trouver ensemble des solutions pratiques à des problèmes concrets.

Règles du jeu

• L’animateur demande un engagement aux membres sur les points suivants pour favoriser la mise en place d’un climat de confiance, indispensable à la réussite de la communauté :
  • Discrétion et confidentialité : Les membres s’engagent à utiliser les informations qui circulent pour leur propre compte. L’utilisation de ces informations ne doit pas aller à l’encontre des intérêts des autres membres (ne pas nuire aux autres).
  • Pas de bluff : Lorsque les membres vont apporter leurs expériences, ce sont les BONS et les MAUVAIS coups qui vont être partagés. L’objectif est de parler de la « vraie vie ».
  • Pour recevoir, il faut demander : Pour que la communauté soit profitable aux membres, il faut déjà qu’ils arrivent à formuler leurs besoins, leurs difficultés et leurs attentes. Cette règle est simple, mais souvent difficile pour des français ...
  • Pour recevoir, il faut donner : Chacun aura le souci de « mettre sur la table », les expériences (bonnes ou mauvaises), les connaissances et les outils dont il dispose.
  • Continuité : Entre chaque rencontre, chacun s’engage à poursuivre les réflexions, le partage d’information et à participer activement au réseau d’entraide (réseau mail, téléphone, contact etc.)
  • Table d’hôte : …et non pas menu à la carte. Les membres s’engagent à avoir une participation régulière à la communauté pour suivre les évolutions de chacun, mieux se connaître et développer la confiance.

Les rencontres

• Le but des rencontres est d’échanger sur les pratiques de chacun. C’est très simple à dire, mais très compliqué à mettre en oeuvre. Combien de rencontres avons-nous vécues (formelles ou informelles) qui avaient cet objectif et dont nous sommes ressortis satisfaits, mais un peu déçus par manque d’échanges sur des éléments concrets, directement réutilisables dans notre quotidien ? Le défi est de provoquer de vraies discussions, de vraies possibilités de réflexion et d’élaboration en commun. Il s’agit d’aller plus loin qu’une mise en relation et un moyen d’étoffer un carnet d’adresse.
• Après 10 ans de pratique, deux éléments clés nous guident pour structurer les rencontres :
  • Prendre du temps pour se rencontrer. Au moins une journée entière, deux ou trois fois dans l’année. Les moyens fournis par Internet permettent des contacts à distance très appréciés aujourd’hui (du fait des contraintes de temps et d’éloignement géographique). Mais rien ne remplace le contact direct pour mieux se connaître et construire ensemble. C’est un point très difficile à négocier au début avec les membres et leurs structures, mais après une première rencontre, la preuve est faite.
  • Trouver le bon équilibre lors des rencontres entre des activités pour favoriser l’ouverture (apport de nouvelles méthodes ou concepts), des activités pour partager sur les préoccupations de chacun et des activités pour témoigner de ses réussites. ITC Consultants a testé plusieurs formules d’animation autour de ces 3 axes.
    • Pour l’axe OUVERTURE : Conférence avec un intervenant externe - Mini formation animée par un des membres - Partage de sa veille - Club de lecture - Résumé de formations suivies par les membres - ...
    • Pour l’axe REUSSITE : Témoignages de bons coups - Rédaction et distribution de « niouzes » par les membres - Kiosques ou exposition de réalisations - ...
    • Pour l’axe PREOCCUPATION : Ateliers de réflexion, groupes de travail - Etudes de cas - Forum ouvert (« open space ») - ...

Défis

• Après le lancement de la communauté de pratique, l’animateur est confronté à plusieurs défis :
  • Adapter les moyens et la structure aux étapes de croissance de la communauté de pratique.
  • Être à l’écoute des membres ET de la communauté de pratique pour la faire évoluer en fonction des besoins, des préoccupations et des possibilités.
  • Savoir gérer le succès et la réussite de la communauté de pratique.
  • Innover ET consolider en même temps.

Avez-vous envie d’essayer ?

• Si vous êtes intéressé par les communautés de pratique,
• Si vous êtes impliqué dans le développement des compétences au sein de votre structure / entreprise en tant que manager, chef de projet, responsable ressources humaines ou formation,

ITC Consultants aurait peut-être quelque chose à vous proposer. Allez-voir à la rubrique "CoP Compétences".